Archives communales

Le cadre législatif et réglementaire

Une obligation de conservation

Les archives d’une commune sont constituées des documents papiers, mais aussi des plans, des photographies ou des données informatiques, créés ou reçus par la commune. Ces archives font partie du domaine public et sont imprescriptibles (code du patrimoine, L 212-1). De plus, leur conservation permet à la collectivité de justifier ses droits ou ceux des administrés, mais aussi de sauvegarder la mémoire de la commune.

Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires des communes (CGCT L2321-2).

Une obligation de bonne gestion

Le maire est responsable au civil et au pénal de la bonne conservation de ces documents (code pénal, art 432-15) :

Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, un comptable public, un dépositaire public ou l'un de ses subordonnés, de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui a été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission, est puni de dix ans d'emprisonnement et d'une amende de 1 000 000 €, dont le montant peut être porté au double du produit de l'infraction.

La tentative du délit prévu à l'alinéa qui précède est punie des mêmes peines.

Des sanctions pénales allant jusqu’à 3 ans de prison et 45000 € d’amende peuvent être prises à l’encontre d’une personne détentrice d’archives publiques coupable de détournement, soustraction ou destruction de tout ou partie des archives placées sous sa responsabilité (code du patrimoine, art. L. 214-3).

Á chaque nouveau mandat, même si le maire est réélu, il est nécessaire de rédiger le récolement des archives communales (loi du 29 avril 1924, IX-62). Ce document, qui recense les dossiers et registres conservés, joue le rôle d’un procès-verbal de prise en charge des archives. Il doit être transmis aux archives départementales pour contrôle.

Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires des communes (CGCT L2321-2).

Si la commune souhaite éliminer certains de ces documents, elle doit au préalable demander l’autorisation au directeur des archives départementales, par le biais d’un visa d’élimination (CGCT, R1421-3).

Une obligation de dépôt aux archives départementales

Depuis la loi du 21 décembre 1970, modifiée par la loi du 7 juillet 2016 les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer aux archives départementales leurs registres d’état-civil de plus de 120 ans, le cadastre ayant cessé d’être en service depuis plus de 30 ans et leurs archives de plus de 50 ans. Les archives restent propriété de la commune, mais sont conservées aux archives départementales.

En cas de mise en péril des archives et de refus de la municipalité de procéder au dépôt, le préfet peut prescrire le dépôt d’office (code du patrimoine, L 212-11 et suivants).

Une obligation de communication

Les lois sur les archives et celles sur l’accès aux documents administratifs définissent les délais de communicabilité des archives. Cela peut être immédiatement ou au bout de quelques années. Toute personne doit pouvoir consulter les documents rendus communicables.

Les archives doivent être consultées à la mairie. Elles ne peuvent être emportées à l’extérieur, par qui que ce soit, quelque soit sa notoriété ou sa fonction.

Enfin, pour protéger les documents du vol ou des dégradations, vous devez surveiller la consultation en ne laissant pas les lecteurs dans une pièce isolée.

Le contrôle des archives départementales

Le directeur des archives départementales de la Manche exerce, pour l’État, un contrôle de la bonne conservation des archives communales (CGCT, R1421-1 et R1421-2).

Ce contrôle s’exerce au travers des visas d’élimination ou de la lecture des récolements de prise en charge des archives par exemple. Les archives départementales effectuent des visites dans les communes, afin de vérifier la bonne conservation des archives dans la mairie.

Le récolement des archives communales

Le récolement des archives communales, de quoi s'agit-il?

A chaque élection d'un maire (qu'il s'agisse d'un premier mandat ou d'un renouvellement), il convient d'établir un récolement des archives communales. c'est-à-dire une liste récapitulative sommaire des documents conservés dans les archives communales.

Le procès-verbal, à laquelle est annexée cette liste récapitulative, signé par le maire entrant en fonction et le maire sortant de fonctions, formalise le transfert de responsabilité juridique, le maire étant pénalement et civilement responsable des archives.

Le récolement indique à la fois les locaux de conservation des archives, ainsi que leur contenu.

Un modèle de récolement est annexé au présent article. En revanche, l'inventaire établi par lors d'une opéraiton de classement par un archiviste ne vaut pas bordereau de récolement.

L'établissement du récolement, par comparaison avec le précédent, peut permettre de déceler des documents manquants (ou des documents retrouvés !). C'est un document engageant pour les maires entrant et sortant; il convient de le remplir avec toute la précision requise.

Vous trouverez ci joint les différents modèles à utiliser :

1-PV_récolement_mairie_modele POUR LES COMMUNES: à utiliser par les communes n'ayant pas fusionné. Contient le PV et le récolement
2-récolement_communes_nouvelles A UTILISER PAR LES COMMUNES NOUVELLES: à utiliser par les communes nouvelles pour le récolement des archives produites depuis la création de la commune nouvelle
3-PV_recolement_communes_nouvelles : à utiliser pour le procès verbal de récolement des communes nouvelles

1-PV_récolement_mairie_modele POUR LES COMMUNES (57 ko)

2-PV_recolement_communes_nouvelles (36 ko)

3-Récolement_communes_nouvelles A UTILISER PAR LES COMMUNES NOUVELLES (24 ko)

Instructions de tri et délais de conservation usuels

Circulaire relative aux archives des collectivités territoriales 2009

Circulaire relative aux archives communales 2014

État civil

	Durée de conservation
Registres d’état civil et tables décennales.	Á conserver
Demandes d’extraits d’actes.	1 an
Dossiers d’actes de naissances, de mariages ou de décès conservés en mairie.	50 ans
Avis de mention à porter sur les registres (avis, jugements de divorce), récépissés.	10 ans

Administration générale de la commune

	Durée de conservation
Registres de délibérations et d’arrêtés.	Á conserver
Extraits de délibérations (souvent doubles pour le contrôle de légalité).	10 ans
Dossiers des séances de l’assemblée ou du conseil.	Á conserver Sauf : détruire les pouvoirs au bout d’1 an
Courrier réservé du maire.	Á conserver
Chrono de courriers des services administratifs.	5 ans
Contrats et polices d’assurances.	5 ans Garder les dossiers de sinistres importants (évènements ou sinistres corporels graves)

Comptabilité

	Durée de conservation
Budgets, comptes administratifs, comptes de gestion.	Á conserver
Préparation des budgets et des comptes administratifs.	2 ans
Livres comptables : journal, grand-livre.	Á conserver
Factures, mandats et bordereaux de paiement ou de recettes.	10 ans
Dossiers des subventions perçues ou versées.	10 ans
Fonds de compensation de la TVA (FCTVA).	10 ans

Marchés publics

	Durée de conservation
Marché de travaux importants ou de maîtrise d’œuvre	Á conserver
Marché de travaux récurrents (entretien, maintenance, contrôle technique, etc)	10 ans
Marché de fournitures et de services	10 ans
Dossier de consultation et publicité du marché, liste des candidats	10 ans
Dossier des candidats non retenus	5 ans
Suivi financier du marché	10 ans

Bâtiments et biens communaux

	Durée de conservation
Titres d’acquisition et de cession des biens.	Á conserver
Construction, rénovation lourde de bâtiments : dossiers de travaux et de marchés (investissement).	Á conserver
Réfection des locaux : dossier de petits travaux (fonctionnement).	10 ans
Baux de location des logements communaux.	5 ans après sortie du locataire
Contrat de location de la salle communale.	10 ans

Aménagement et voirie

	Durée de conservation
Plans, dossiers de travaux et de marchés sur la voirie et les réseaux, alignements des voies (investissement).	Á conserver
Réfection de la voirie : dossier de petits travaux (fonctionnement).	10 ans
Permissions de voirie, occupation temporaire de la voirie, déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT).	5 ans
Dossiers d’aménagement (POS, PLU, carte communale, ZAC, etc), enquêtes publiques, création de lotissements.	Á conserver

Urbanisme et environnement

	Durée de conservation
Dossier de permis d’urbanisme.	Á conserver
Dossier de déclaration d’urbanisme.	5 ans
Dossier de permis refusé	5 ans
Certificats d’urbanisme	5 ans
Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées sur la commune.	Á conserver
Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées hors commune.	2 ans
Autorisations de pose des panneaux publicitaires.	5 ans
Demandes de permis de chasser (avant 2000).	5 ans mais conserver les registres ou cahiers

Elections

	Durée de conservation
Organisation des opérations de vote : procès-verbal, dépouillements, etc.	Á conserver sauf les circulaires, bulletins de vote non utilisés, volets de procuration
Listes d’émargement.	Á conserver pour les élections présidentielles, les référendums
Listes électorales générales.	Á conserver
Révision des listes électorales, avis d’inscription, avis de l’INSEE.	3 ans après la nouvelle liste générale

Personnel

	Durée de conservation
Demandes d’emploi.	2 ans
Plannings, congés.	2 ans
Arrêts maladie de courte durée.	5 ans
Dossiers de personnel.	Á conserver
État récapitulatif de paie : registres, états annuels des salaires.	Á conserver
États mensuels et trimestriels des cotisations sociales.	10 ans
Éléments pour établir la paie (états d’heures, heures supplémentaires, frais de déplacements, indemnités).	10 ans

Aide sociale et prestations aux familles

	Durée de conservation
Organisation et délibérations du CCAS ou CIAS.	Á conserver
Listes des bénéficiaires des aides sociales.	Á conserver
Demandes d’aide sociale obligatoire (pour le conseil départemental) : copie des dossiers.	2 ans
Attributions de secours financiers ou en nature par le CCAS ou CIAS.	10 ans
Facturations des crèches, garderies scolaires, de la cantine, des aides aux personnes âgées.	10 ans

Gérer les archives communales ou intercommunales au quotidien

Comment procède-t-on aux éliminations ?

Les éliminations sont à la charge de la collectivité. L’autorisation est effective à la réception du bordereau d’élimination visé par le directeur des archives départementales.
Les documents éliminables doivent obligatoirement être brûlés ou déchiquetés afin que les informations ne soient pas récupérables. L’opération peut être faite sur place ou par une entreprise spécialisée. Voici une liste (non exhaustive) des entreprises à contacter :
- ENCORE (environnement cotentin recyclage) La Rondehaye (tél : 06.02.16.91.52)
http://www.encore-manche.fr/desarchivage
- SIREC Périers (tél : 02.33.76.63.70)
- ESAT ACPT-Tourlaville et Beaumont-Hague (tél : 02.33.88.98.58)
http://www.actpcherbourg.com/pages/jeanmarais.html

Peut-on m’aider dans mon archivage ?

Le classement des archives demande du temps et réclame une bonne connaissance des dossiers. Le recours à une personne non expérimentée n’est pas recommandé. L’effet recherché peut même s’avérer, dans certains cas, contre-productif.
Si le volume d’archives à classer est important, le recours à une mission d’archivage peut apporter une aide efficace. Outre le travail de classement, la prestation comprend le traitement des éliminations ainsi que la réalisation d’un inventaire des dossiers. Le centre de gestion de la fonction publique de la Manche possède un service d’aide à l’archivage pour les collectivités locales.
L’archiviste itinérant peut se déplacer afin d’effectuer un devis au préalable. Il existe également des sociétés d’archivage effectuant ces missions.
Ces prestations se font sous le contrôle des archives départementales qui peuvent réaliser des visites durant ces interventions.

Comment se déroule le dépôt des archives historiques ?

Le dépôt est entièrement gratuit pour les collectivités. La prise en charge, sur place, se fait sur rendez-vous.
Les archives sont triées puis conditionnées avant de rejoindre le dépôt des archives départementales où elles seront dépoussiérées.
La conservation et la communication est assurée par le conseil départemental.